V skladu s tem pravilnikom si konzorcij, kot je predviden v sporazumu o pridobitvi sredstev, sestavljen iz posameznih pridruženih članov: 1) Center za evropsko ustavno pravo – Themistocles and Dimitris Tsatsos Foundation (CECL) (koordinator) 2) CODECA – Center za socialno kohezijo, razvoj in skrb 3) Fondazione Carolina (Fond Carolina) 4) Univerza v Ljubljani (UL) 5) Cyber Security International Institute (CSI Institute) (upravičenci), in Evropska komisija kot organ financiranja na podlagi zgoraj navedenega sporazuma, ki je lastnik te platforme https://www.tracedplatform.eu, kot skupna upravljavca podatkov v okviru veljavne zakonodaje prizadevata uporabnikom/obiskovalcem te platforme zagotoviti specifične informacije o obdelavi njihovih osebnih podatkov pri brskanju po platformi in pri uporabi storitev, ki jih ponuja.

  1.     Uvod

V okviru posebnega sporazuma med zgoraj navedenimi deležniki in Evropsko komisijo je bila platforma TRACeD razvita kot interaktivna in večnamenska spletna platforma, izobraževalno orodje za učence, učitelje in starše, pa tudi podporni mehanizem za žrtve in osebe z izkušnjo nasilja zaradi spola, ki zagotavlja podporo izbrane multidisciplinarne ekipe. Do te platforme lahko dostopa vsakdo, namenjena pa je zlasti osebam, ki so doživele incident spletnega nasilja zaradi spola, in tistim, ki želijo biti obveščene o tem pojavu v širšem smislu.

  1. Osnovni pojmi

Obdelavo in varstvo vaših osebnih podatkov urejajo določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov (EU) 2016/679 – SUVP (v nadaljnjem besedilu: SUVP), veljavna nacionalna zakonodaja o varstvu osebnih podatkov ter poleg tega pravilnika tudi ustrezne odločitve in navodila posameznih pristojnih nacionalnih nadzornih organov.

Za boljše razumevanje tega pravilnika so na voljo opredelitve naslednjih ključnih pojmov:

“Subjekt” osebnih podatkov: uporabnik platforme, obiskovalec in vsaka fizična oseba v širšem smislu, ki se povezuje s platformo.

“Osebni podatki”: vse informacije, na podlagi katerih je mogoče neposredno ali posredno identificirati osebo (“subjekt”), na primer njeno ime, naslov bivanja, kontaktni podatki (telefonska številka, mobilni telefon), e-poštni naslov itd.

“Posebne kategorije osebnih podatkov”: osebni podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična stališča, verska ali filozofska prepričanja ali pripadnost sindikatu, genetski podatki, biometrični podatki, podatki o zdravju ali podatki o spolnem življenju ali spolni usmerjenosti posameznika.

“Obdelava”: vsaka dejavnost ali niz dejavnosti, ki se izvaja z uporabo ali brez uporabe avtomatiziranih sredstev na osebnih podatkih ali nizih osebnih podatkov, kot so zbiranje, beleženje, organiziranje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, dostopanje, pregledovanje, uporaba, razkritje s prenosom, razširjanje ali katera koli druga oblika dajanja na voljo, povezovanje ali kombiniranje, omejevanje, brisanje ali uničenje osebnih podatkov, o katerih smo bili ali bomo obveščeni prek platforme.

“Upravljavci podatkov”: zgoraj navedeni konzorcij povezanih deležnikov in Evropska komisija kot organ za financiranje, ki so na podlagi posameznih pogojev sklenjenega sporazuma lastniki te platforme, skupaj določajo namene in sredstva obdelave osebnih podatkov prek platforme ter tako delujejo kot skupni upravljavci podatkov.

“Obdelovalec“: fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drugo telo/podjetje, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

“Prejemnik”: fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drugo telo/podjetje, ki se mu prav tako razkrijejo osebni podatki, ne glede na to, ali jih razkrije tretja oseba ali ne.

  1. Katere vrste podatkov se zbirajo, za kakšen namen in na kakšni pravni podlagi

Na tej platformi se zbirajo in obdelujejo zgolj nujno potrebni osebni podatki, in sicer za vsak primer posebej, s čimer želimo zagotoviti najboljšo možno podporo oziroma informacije ter izpolniti naše zakonske obveznosti na podlagi vaše specifične privolitve. V konkretnih primerih obdelujemo zlasti naslednje podatke:

Aktivnost   Podatki Namen Pravna podlaga
Prijava na spletno mesto Platforma uporablja:

– nujne piškotke  

– funkcijske piškotke

– analitične piškotke

Zagotavljanje personalizirane storitve uporabniku, pravilna vzpostavitev povezave, varnost in stabilnost sistema. (a) zakonska obveznost

(b) legitimni interes v okviru zagotavljanja varnega dostopa do platforme in zagotavljanja storitev širši javnosti.

Prijavni obrazec Ime, elektronski naslov, telefonska številka, podjetje, sporočilo, datumska in časovna različica sprejetja pravilnika o zasebnosti Reševanje tehničnih težav a) sodelovanje in odnos med nami, na vašo zahtevo

b) legitimni interes v neposredni storitvi

Klepet Podatki, vključeni v vsebino sporočila in priložene datoteke, datumska in časovna različica sprejetja pravilnika o zasebnosti Podpora, svetovanje in podajanje informacij v zvezi s spletnim nasiljem zaradi spola oziroma primeri spletnega nasilja zaradi spola. a) sodelovanje in odnos med nami, na vašo zahtevo

b) vaša izrecna privolitev, ko gre za kakršne koli posebne vrste podatkov

Prijava Ime, elektronski naslov, datumska in časovna različica sprejetja pravilnika o zasebnosti Povezava in nadaljnja uporaba platforme sodelovanje in odnos med nami, na vašo zahtevo
Piškotki

(glej Pravilnik o piškotkih)

 

  1. Posebne vrste podatkov

V zvezi z občutljivimi osebnimi podatki (posebnimi vrstami podatkov), kot so podatki o vašem rasnem ali etničnem poreklu, zdravstveni podatki ali podatki o vašem spolnem življenju ali spolni usmerjenosti, bomo v primerih, ko nam posredujete takšne podatke, glede na predmet naše komunikacije in vašo posebno zaprosilo (zlasti v okviru opisa vašega primera), te obdelali z vašim izrecnim soglasjem in kot sestavni del tega zaprosila.

  1. Podatki, ki se nanašajo na mladoletne osebe

Ta platforma je namenjena odraslim in mladoletnim osebam. V vsakem primeru se zaradi narave in namena platforme privolitev staršev ali skrbnikov ne šteje za potrebno glede na Uvodno izjavo št. 38 Splošne uredbe o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in njenega splošnega duha, tj. v zvezi s preventivnimi ali svetovalnimi storitvami, ki so (med drugim) neposredno namenjene otrokom.

  1. Prejemniki vaših podatkov

Osebne podatke, ki jih zberemo v okviru stika med vami in nami prek platforme, obdelujejo samo:

  • pooblaščene osebe zgoraj navedenih članov konzorcija in Evropske komisije, zavezane pogojem zaupnosti in ob upoštevanju ustreznih varnostnih ukrepov.
  • Partnerji, ki jim zaupamo izvajanje določenih nalog v našem imenu v skladu z 28. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, kot obdelovalci ali kot skupni ali neodvisni upravljavci podatkov, za katere v vsakem primeru zagotavljamo obdelavo vaših podatkov v skladu z Uredbo, in sicer s podpisom pogodbenih pogojev in zavezo k varnostnim ukrepom.
  • Javni organi, policija in drugi pristojni organi, državno tožilstvo, druge upravne službe itd., kadar nas k temu zavezuje veljavni pravni okvir, zlasti oddelek za mladoletniško kriminaliteto v primerih, ko je to potrebno na podlagi prijavljenih incidentov.

Načeloma vaših podatkov ne prenašamo v tretje države (zunaj EU ali EGP) niti mednarodnim organizacijam, ki ne zagotavljajo ustrezne ravni varstva.

  1. Časovno obdobje hrambe osebnih podatkov

Vaše osebne podatke hranimo tako dolgo, kot to zahtevata narava in namen zadevne obdelave ali kot to zahteva veljavni pravni in regulativni okvir, ob upoštevanju naših pravnih obveznosti in morebitnih pravnih zahtevkov, da ustrezno utemeljimo obdobje hrambe osebnih podatkov. Pri tem vaše podatke hranimo najmanj 6 let. Po preteku potrebnega obdobja v vsakem primeru podatke, ki niso več potrebni, izbrišemo na varen način, tako da jih ni mogoče obnoviti.

  1. Vaše pravice v zvezi z obdelavo vaših podatkov

Vsak uporabnik platforme kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ohrani nadzor nad svojimi podatki in lahko kadar koli uveljavlja svoje pravice, kot so določene v Splošni uredbi o varstvu podatkov, zlasti v členih od 12 do 23, in ustrezni nacionalni zakonodaji, pod posebnimi pogoji, ki veljajo za vsak primer, zlasti:

–          Pravica do obveščenosti in dodatnih podrobnosti o obdelavi podatkov pred obdelavo in med njo (12., 13. in 14. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica vedeti, kdo obdeluje vaše podatke, katere podatke in iz kakšnega razloga.
–          Pravica do dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas, in če jih obdelujemo kot upravljavec podatkov (15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica zahtevati potrditev obdelave vaših podatkov, kopijo podatkov in druge informacije o obdelavi.
–          Pravica do popravka podatkov (16. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica zahtevati popravek ali dopolnitev vaših podatkov.
–          Pravica do izbrisa vaših osebnih podatkov (“pravica biti pozabljen”) (17. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica zahtevati izbris vaših osebnih podatkov, če ne želite več, da se obdelujejo, in za pridobivanje ne obstaja nobena druga pravna podlaga.
–          Pravica do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov (18. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kadar je njihova točnost sporna, obdelava nezakonita, kadar podatkov ne potrebujemo več ali kadar ugovarjate kakršni koli avtomatizirani obdelavi.
–          pravica do prenosljivosti (20. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica, da svoje osebne podatke, ki jih je upravljavec obdelal z avtomatiziranimi sredstvi, prejmete v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ali da zahtevate njihov prenos k drugemu upravljavcu.
–          Pravica do ugovora (21. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov) in ugovora zoper vsako avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov (22. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), tj. pravica, da iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na javnem ali zakonitem interesu, vključno z oblikovanjem profilov v skladu z zadevnimi določbami.
–          Pravica do preklica že danega soglasja (7. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), na katerem temelji obdelava; v tem primeru bodo podatki izbrisani, če za obdelavo ni druge pravne podlage.
–          Možnost vložitve pritožbe pri pristojnem nadzornem organu (77. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), potem ko ste svoje pomisleke najprej naslovili na obdelovalca in zadeva ni bila rešena. Glede pristojnih organov posameznih članic glejte 1. https://www.dpa.gr/el za Grčijo 2. https://www.ip-rs.si/ za Slovenijo 3. https://www.dataprotection.gov.cy za Ciper 4. https://www.garanteprivacy.it/ za Italijo.

 

Ko prejmemo vašo pisno zahtevo za uveljavljanje pravic, si bomo po svojih najboljših močeh prizadevali sprejeti potrebne ukrepe za njeno izpolnitev, in sicer v enem mesecu od datuma prejema, ter vas bomo v vsakem primeru obvestili o stanju zahteve. To obdobje je lahko podaljšano za dva dodatna meseca, ob upoštevanju kompleksnosti zadeve in števila zahtev.

  1. Varnost vaših podatkov

Naš konzorcij med drugim zagotavlja, da so sprejeti ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi za zagotovitev ustrezne ravni varnosti pri obdelavi vaših podatkov, zlasti pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom do osebnih podatkov, v skladu z 32. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Pomembno je, da je komunikacija uporabnika prek spletne aplikacije šifrirana (TLS 1.3) za vse podatke, ki se izmenjujejo znotraj spletne aplikacije. Poleg tega so podatki, shranjeni v aplikaciji, varnostno kopirani, infrastruktura pa je nameščena v Evropski uniji, v podatkovnem centru z vsemi potrebnimi fizičnimi in elektronskimi varnostnimi ukrepi, ki ima certifikat ISO/IEC 27001:2013.

Za dodatna pojasnila v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov ali za uveljavljanje vaših pravic, opisanih v 8. poglavju, nam pišite na gdpr@tracedplatform.eu.

Ta pravilnik o zasebnosti se lahko kadar koli spremeni, posodobljena različica pa bo vsakič objavljena na platformi. Zato uporabnike in uporabnice pozivamo, naj redno pregledujejo ta pravilnik.

Zadnjič posodobljeno: v sredo, 2. avgusta 2023.